Sep 28, 20202 min read

3 Parameter Kompleksitas Proses Automation

Updated: Nov 5, 2020

Secara best practice, implementasi automation dimulai dari proses yang paling sederhana. Namun, ada 3 parameter yang bisa Anda gunakan untuk menentukan kompleksitas suatu prosess. Yaitu: Input, Process & IT Environment. Mari bersama kita ketahui lebih lanjut 3 parameter kompleksitas proses automation.

1. Input

Yang pertama adalah input. Bagaimana input dari prosess yang dilakukan, apakah standard atau tidak standard? Standard yang dimaksud adalah format input yang dilakukan jelas dan fixed, serta susunan dan posisinya tetap. Misal sebuah invoice: maka detail dari invoice tersebut seperti tanggal, nomor invoice, jumlah, dan sebagaianya susunan dan layout nya fix sehingga lebih mudah dibaca oleh bot.

Lalu, apakah inputnya terstruktur? Input data yang terstruktur seperti invoice dalam bentuk form digital, type datanya jelas dan dengan mudah diambil oleh bot untuk kebutuhan process nya. Atau justru input yang tidak terstruktur, misal dalam bentuk free text atau bahkan tulisan tangan yang harus di-scan menggunakan OCR agar mampu diproses oleh bot ini.

Semakin input mendekati dan terstruktur maka process ini menjadi semakin sederhana, sementara semakin tidak standard dan tidak terstruktur maka process ini menjadi semakin kompleks untuk diotomatiskan.

2. Proccess

Yang kedua adalah process. Ini terkait bagaimana process berjalan saat ini. Berapa orang yang terlibat, berapa langkah yang perlu dilakukan untuk menjalankan process nya, berapa screen yang ada di dalam process tersebut. Tentunya semakin banyak akan menambah kompleksitas dari process ini.

Selain itu juga, Anda perlu melihat rules atau aturan main di dalam process tersebut. Apakah process mempunyai aturan yang tetap dengan minim validasi dan variasi? Misal sebuah process dengan aturan Jika X maka Y, selain itu Z akan berbeda kompleksitasnya dengan process yang melibatkan banyak variasi dan case didalamnya, apalagi ketika ada sebuah percabangan yang perlu ditentukan oleh manusia berdasarkan pengalaman, kemampuan berfikir, dan faktor lain yang dimiliki oleh manusia ini. Tentunya hal ini akan menambah kompleksitas dari suatu process untuk diotomatiskan.

3. IT Environment

Dan yang ketiga adalah mengenai IT environment. Hal ini berkaitan dengan keterlibatan teknologi dan integrasi antar system yang ada. Aplikasi yang menggunakan mainframe tentunya akan lebih kompleks diotomatiskan daripada aplikasi web-based yang dibangun dengan java atau .net. Selain itu semakin banyak integrasi dengan aplikasi lain dan variasi metode integrasi-nya akan semakin menambah kompleksitas dari sebuah process.

Baik temen-temen, setelah mengetahui 3 parameter tersebut saatnya Anda bisa mulai inventariskan process-process yang ada serta tentukan tingkat kompleksitasnya. Process yang sederhana adalah kandidat terbaik dari implementasi awal yang bisa Anda lakukan. Semoga manfaat.