Apa Itu Work Automation dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Ketika kita mengenal kata automation, biasanya kita akan langsung berpikir tentang robot. Sesuatu yang berkaitan erat dengan industri manufaktur. Meski tidak sepenuhnya salah, namun automasi yang kita bahas kali ini tidak terbatas pada ruang lingkup tersebut saja. Work automation yang kita bahas kali ini lebih menitik beratkan pada knowledge worker. Lalu, siapakah yang dimaksud dengan knowledge worker?

Siapakah Knowledge Worker?

Sebelum membahas cara kerja work automation, Anda perlu memahami lebih dulu siapa yang dimaksud dengan knowledge worker pada pembahasan ini. Kemudian, kita akan memahami mengapa work automation dibutuhkan.

Ada banyak definisi knowledge worker yang bisa Anda temukan. Tergantung apa yang sedang dibahas. Namun, knowledge worker yang dimaksud kali ini adalah orang-orang di suatu organisasi yang memiliki frekuensi tinggi berhadapan dengan ranah domain digital. Ranah digital ini bisa berupa apa saja. Termasuk dalam bentuk sederhana seperti penggunaan spreadsheet.

Baca juga: Tantangan RPA (Robotic Process Automation)

Apa yang Dilakukan oleh Knowledge Worker?

Secara umum, ada tiga hal yang dilakukan oleh para knowledge worker:

1. Mengeksekusi task dengan berinteraksi dengan media digital

Interaksi media digital ini sangat bervariasi kerjanya. Dari mulai input data, mendaftarkan customer baru, submit approval kepada atasan, input data transaksi, menulis data transaksi ke dalam sistem, menjalankan workflow, settlement, dan lain sebagainya.

2. Menganalisa dan menentukan decision making

Kemudian, dari data yang ada dilakukan ekstraksi data, olah data, menjadikannya report dan lain sebagainya. Proses ini nantinya akan digunakan sebagai landasan analisa untuk menentukan decision making yang akan diambil.

3. Melakukan problem solving

Problem solving ini bisa berkaitan dengan berbagai isu yang dihadapi oleh perusahaan. Baik isu yang terkait back office, core business, atau isu terkait front office, dan lain-lain.

Itulah beberapa aktivitas yang umum dilakukan oleh para knowledge worker. Dari penjabaran aktivitas tersebut, kita mendapat gambaran bahwa para knowledge worker ini perlu mengakses berbagai sistem untuk menghasilkan suatu keputusan.

Baca juga: 3 Skill Yang Wajib Dikembangkan di Era Digital

Namun, untuk bisa mengambil keputusan yang tepat, ada banyak data yang harus dianalisa dari berbagai sistem. Sayangnya, data yang perlu diakses seringkali sangat banyak. Kondisi ini membuat banyak waktu habis hanya untuk mengakses dan menganalisa. Belum lagi, seringkali keputusan yang diambil juga masih bersifat subjektif.

Digital Transformation Journey: How to start it through your Process Automation ...

May 27, 2021, 2:00 PM – 4:00 PM GMT+7 | Zoom

Register Now

Di sinilah perkembangan teknologi mengambil peran. Dengan adanya teknologi, pekerjaan-pekerjaan berulang bisa diambil alih oleh software atau bot. Keberadaan bot inilah yang disebut sebagai work automation. Dengan adanya bot, maka pekerjaan berulang seperti mengakses data dan menghasilkan analisa bisa menjadi lebih efisien.

Secara umum, bot bekerja dengan cara mengimitasi peran manusia saat berinteraksi dengan komputer. Namun, bentuk imitasi yang dilakukan membuat pekerjaan menjadi jauh lebih efisien. Bahkan memungkinkan perusahaan mendapatkan nol kesalahan dalam prosesnya.

Lalu Bagaimana Peran Manusia?

Anda mungkin bertanya, jika pekerjaan semacam ini bisa dilakukan oleh bot, lalu bagaimana peran manusia nantinya? Apakah manusia menjadi tidak lagi diperlukan?

Sebenarnya, hal tersebut tidak perlu dikhawatirkan. Setelah pekerjaan harian tersebut dapat diautomasi oleh bot, maka manusianya bisa fokus kepada hal-hal yang tidak bisa dilakukan oleh bot. Seperti pekerjaan yang membutuhkan fungsi kognitif dan pekerjaan strategis lainnya.

Baca juga: Empat Cara Mengukur Efektifitas Automasi

Keberadaan bot pada dasarnya bukan ditujukan untuk mengganti peran manusia secara utuh. Akan tetapi, membantu manusia melakukan pekerjaan yang bisa diautomasi. Selanjutnya, manusia bisa memiliki waktu yang lebih banyak untuk dialokasikan pada pekerjaan strategis yang hanya bisa dilakukan oleh manusia. Sejalan dengan hal ini, value yang didapatkan secara pribadi maupun value perusahaan akan menjadi lebih tinggi.